Vérification des dépenses dans le cadre d'un contrat de subvention - Réf. : AO/CRF/DROI/2015/01
Date d'attribution : 18/09/2015
A été attribué à :
Deloitte
Description :
La présente consultation est proposée aux fournisseurs sous forme ouverte. Elle a pour objet : Le contrôle des dépenses effectuées par la Croix-Rouge Française dans le cadre des contrats de subvention financés par des bailleurs institutionnels concernant les opérations internationales de la Croix-Rouge française.
Les fournisseurs intéressés peuvent demander le règlement de consultation à l'adresse suivante : vianney.prouvost@croix-rouge.fr
Veuillez trouver ci-dessous les réponses données aux différentes demandes d'éclaircissement qui nous ont été transmises:
QUESTIONS:
1) " Nous souhaiterions savoir si certains audits sont à réaliser à l’étranger et si les frais de déplacements viennent en sus du montant de la prestation, ou doivent être inclus":
Les frais de déplacement seront en sus, sur facture, et selon des règles de bonne gestion correspondant aux règles de déplacement de la Croix-Rouge française : billet avion éco, hôtel raisonnable, limites de remboursement de repas.
2) "Nous comprenons que les interventions sollicitées sur les vérifications de recettes et dépenses des projets seraient exécutées au siège de la CRF, nécessitant une centralisation à Paris des dépenses engagées sur les terrains d’intervention. Pourriez-vous nous le confirmer ?":
Oui nous confirmons
3) "Si nous devions solliciter notre réseau de bureaux à l’international, serait-ce systématique ou ponctuel tel que des observations physiques d’existence de certains actifs financés par vos partenaires institutionnels ? "
Extrêmement ponctuel, voir rare.
4) "Quels sont les contrôles effectués par la CRF sur les rapports financiers et les informations comptables remontés du terrain ? Un contrôle des pièces justificatives est-il effectué par vos équipes en amont de l’intervention de l’auditeur externe ? ":
Le service Contrôle de Gestion International contrôle les imputations des dépenses selon échantillonnage, et le service Comptabilité Internationale fait une vérification exhaustive de l’existence et de la bonne correspondance des factures avec les enregistrements comptables.
5) "A la lecture de vos comptes annuels, nous comprenons que les dépenses engagées dans le cadre de financements institutionnels sont réalisées directement par la CRF (depuis le siège et/ou par les équipes terrain de la CRF) et non via des tiers partenaires opérationnels. Pourriez-vous nous le confirmer ? Quels sont les éventuelles évolutions envisagées sur les processus opérationnels d’intervention dans les 5 années qui viennent (sur la durée du contrat entre l’auditeur externe et la CRF) ?"
Oui, la CRf engage elle-même les dépenses et mets en œuvre elle-même les projets.Ce modus operandi sera maintenu sur les 5 prochaines années.
6) "Le cahier des charges communiqué nécessite la réalisation de « procédures convenues » (liste précise de travaux et de vérifications à mettre en œuvre). Pourriez-vous nous préciser le pourcentage de couverture des dépenses que vous souhaitez que l’auditeur atteigne dans le cadre des diligences mises en œuvre, sur le total des dépenses d’une période et le cas échéant sur chaque ligne ou sous-ligne budgétaire sur rapport financier ?
A titre d’exemple, la Commission Européenne dans le cadre des contrats EuropAid requière de l’auditeur l’atteinte d’un taux de couverture de 65% sur le total des dépenses et de minimum 10% par ligne et sous-ligne budgétaire (ex : 1 et 1.1, 1.2, 2 et 2.1, 2.2, etc). Elle requière également l’extension à 85% du montant total des dépenses en cas d’exceptions supérieures à 10% des dépenses testées. Merci de bien vouloir nous indiquer le taux de couverture le plus souvent requis, sachant que cette information a une incidence sur les temps estimés nécessaires pour réaliser les procédures attendues. "
Le taux classiquement requis est de 65% de couverture, notre bailleur principal étant l’Union Européenne.
Il se peut que certains bailleurs aient des prérogatives différentes, mais sur les 3 dernières années, toutes les demandes ont été de cet ordre (65%) .
7) "Pourriez-vous nous communiquer le nombre de projets par an soutenus sur les exercices 2012, 2013 et 2014 ? Quelle évolution du volume des projets est attendue sur les 5 années qui viennent ?"
Nos volumes total d’opérations depuis 2012 sont (en M€):
2012 => 62M€
2013 => 46M€
2014 => 62M€
Nos prévisionnels (très approximatifs à ce stade) sont :
2015 => 65M€
2016 => 45M€
2017 => 40M€
2018 => 35M€
2019 => 35M€
30% à 40% (environ) de nos projets doivent être audités.
Cependant, il ne nous est pas possible de vous donner un ordre d’idée du nombre d’intervention par an, attendu que notre bailleur principal, l’Union Européenne, change actuellement ses prérogatives :
Il était précédemment demandé un audit par année de projet ; il sera à l’avenir (à compter de 2016) demandé de mettre en œuvre un unique audit en fin de projet, portant sur les différentes année du projet. Ainsi, il est possible d’estimer approximativement les montants audités, mais pas la fréquence des interventions.
8) " Afin d’affiner notre estimation des temps de travail nécessaires pour les fourchettes de la grille supérieures à 1 M€, seriez-vous en mesure de nous préciser le montant moyen des dépenses vérifiées historiquement pour chacune des tranches (1 à 2 M€, 2 à 4 M€, 4 à 6 M€ et + de 6 M€) ? A défaut nous envisagerions de retenir l’hypothèse d’une valeur médiane (1, 5 M€ pour la fourchette 1 à 2 M€, 3 M€ pour la fourchette 2 à 4 M€, etc.). Cela correspondrait-il à vos attentes ?"
Oui, vous pouvez retenir la valeur médiane pour faire vos estimations. Cela correspond aux attentes de cet appel d'offres.
