Dématérialisation des factures fournisseur

Publié le 23/07/2018

Tout comme l'État et les grandes organisations, la Croix-Rouge française travaille actuellement à la dématérialisation de ses factures fournisseur.

Fonctionnement de la dématérialisation des documents fournisseur

Il sera demandé aux fournisseurs de la CRF d’envoyer une partie de leurs documents chez un prestataire spécialisé. Ce dernier sera chargé de les réceptionner, puis de les mettre rapidement à disposition des établissements sous forme numérique.


Documents concernés par la dématérialisation
  • Facture
  • Avoir
  • Facture d'acompte
  • Duplicata / Copie Conforme
  • Facture de prélèvement
  • Facture Acquittée
  • Note d'honoraires
  • Note de débit,
  • Tout document joint à Facture ou Avoir.

Les autres documents ne seront pas acceptés (chèques, contrats …), il faudra donc les transmettre directement aux structures concernées (comme actuellement).


Comment cela va-t-il fonctionner ?

Les fournisseurs pourront choisir le format de transmission le plus adapté à leur organisation (format PDF, papier ou saisie directe de la facture sur un portail).

Le format papier restera possible (mais c'est dommage...).

dematerialisation-facture-fournisseur

*Avec la dématérialisation des factures, les factures ne doivent plus être envoyées aux établissements mais doivent être envoyées en un point unique. Elles seront ensuite très rapidement mises à disposition des établissements concernés par la prestation sous forme numérique.


Le fournisseur aura la possibilité de transmettre ses documents de façons différentes :

  • Télé-versement des factures au format PDF (signé ou non) via le portail mis à disposition des fournisseurs
  • Saisie en ligne de factures, via le portail mis à disposition des fournisseurs
  • Envoi d’un PDF en pièce jointe d’un courriel à une adresse électronique centrale 
  • Et pour ceux qui n’ont pas encore la possibilité d’utiliser les canaux précédents, ils pourront continuer d’envoyer leurs factures par courrier sur une adresse unique de type TSA

Vous trouverez en fin d’article les démonstrations pour la saisie en ligne et le télé-versement des factures.


Prérequis pour l'envoi des documents

Tout fournisseur non enregistré dans les bases de données de la CRF ne pourra pas envoyer de documents.

L’objectif de la Croix-Rouge française n’est pas d’imposer un format de documents, en revanche certaines rubriques devront impérativement figurer :

  • Les mentions légales obligatoires
  • Le « Code structure » : il s’agit du numéro de l’établissement CRF ayant passé commande.
     Le code structure est articulé sur 5 caractères numériques. Il est impératif pour la bonne orientation de la facture dans le circuit de comptabilisation et de règlement. En l’absence de code structure, la facture ne pourra être traitée et sera donc retournée au fournisseur.

Contact

En cas de problème ou pour toutes questions, vous pouvez contacter le support de la CRF :

dematfournisseur.dfi[at]croix-rouge.fr


Supports vidéos

Saisie en ligne :

   

Charger une facture PDF en ligne:

 
              
Supports écrits

Je ne possède pas mes identifiants - cliquez ici pour télécharger le document

Pourquoi certains documents me sont retournés ? - cliquez ici pour télécharger le document


Questions fréquemment posées :

Quel est le périmètre comptable du projet ?

Le projet de dématérialisation concerne les documents fournisseurs, les avoirs et leurs justificatifs. Tous les documents qui ne sont pas joints à une facture ne seront pas pris en compte (ex : IBAN, contrats…).


Quel est le périmètre juridique du projet ?

Le projet de dématérialisation des documents fournisseurs ne concerne que les documents adressés aux établissements de la Croix Rouge française (n° de SIREN : 775672272) et exclut les factures et avoirs des filiales et autres satellites de la CRF.


Mes coordonnées ont changé ; comment puis-je les mettre à jour ?

Pour mettre à jour vos coordonnées, vous devez prendre contact avec votre structure CRF de référence (cliente). Le portail permettra uniquement la transmission à la Croix-Rouge des factures, avoirs et leurs justificatifs.


Pourquoi faut-il fournir une adresse mail ?

Nous privilégions la communication par mail avec nos fournisseurs dans le cadre de la digitalisation des processus fournisseurs.
 Votre adresse nous permettra de communiquer avec vous, en cas de problème à la réception de votre facture (code structure manquant par exemple), mais aussi de vous renvoyer vos accès en cas de perte de vos identifiants.
 Cette adresse doit correspondre à celle de votre comptabilité client : nous vous recommandons d'utiliser une adresse générique.


Je n'ai pas fourni d'adresses mail à la CRF ; comment puis je en communiquer une ?

Si vous avez encore à disposition le courrier du 05/1fzz2 envoyé par la CRF, et vous indiquant vos identifiants de connexion sur le portail vous pouvez encore vous identifier et renseigner votre adresse mail.
 Si vous n'avez pas connaissance de ces identifiants, vous pouvez prendre contact avec votre structure CRF habituelle et lui communiquer votre adresse mail.


Y a-t-il une obligation de signature électronique des factures pour les entreprises ?

Non, il n'y a pas d'obligation de signature des factures pour les entreprises.